décembre 9, 2021

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Comment les conférences mondiales utilisent la technologie pour rester en affaires

Thomas Capone aime assister à des conférences où il peut rencontrer d’autres entrepreneurs technophiles en personne.

Le patron de la New York Distance Learning Association profite toujours de l’occasion pour élargir son réseau de contacts.

« Se lier avec d’autres personnes dans votre espace, c’est toujours génial, » dit-il. « Les conférences sont un environnement riche pour se connecter avec les gens. »

Mais lorsque le confinement s’est propagé partout dans le monde en 2020, des conférences, des salons professionnels et des congrès ont été forcés de mettre fin à leurs événements physiques et de les annuler carrément ou de fournir une version en ligne où les participants pouvaient voir des exposés et des discussions en groupe.

M. Capone s’est donc inscrit à une version en ligne de Collision, la populaire conférence sur la technologie et les start-up, à laquelle il avait déjà assisté en personne à la Nouvelle-Orléans.

Et il a trouvé des points positifs. Avec la version en streaming vidéo, il dit qu’il a apprécié « regarder des conférences archivées parce qu’il y a tellement de sessions simultanées en cours et je ne peux pas être partout, même en ligne. »

Des conférences comme Collision – qui utilisait depuis longtemps son propre logiciel spécialisé conçu à l’interne pour compléter ses événements physiques – ont été en mesure d’aller pleinement en ligne pendant la pandémie pour maintenir l’élan de leurs événements annuels. Maintenant, beaucoup de ces événements prévoient de retourner dans leurs espaces physiques.

Mais l’innovation numérique a permis au secteur de s’adapter – et les conférences hybrides, avec des options en personne et en ligne, pourraient bientôt devenir la norme.

Plus de 38 000 personnes ont assisté à la conférence en ligne de 2021 de Collision, déclare le directeur général Paddy Cosgrave, dont les autres conférences comprennent le Web Summit de Lisbonne et RISE, qui aura lieu à Kuala Lumpur en mars 2022.

« Nous savons que le but des conférences est de se rencontrer », explique M. Cosgrave, « c’est pourquoi nous avons voulu créer des logiciels pour permettre à ces interactions de qualité de continuer. »

Son équipe a développé une application appelée Mingle qui utilise un algorithme pour jumeler les participants dans des sessions de réseautage rapide de trois minutes, ou avec des conférenciers allant de l’acteur et entrepreneur Seth Rogen au président de Microsoft Brad Smith.

« Cela sert de pont pour revenir à la réalité », déclare M. Cosgrave.

La prochaine collision aura lieu à Toronto en juin 2022, et M. Cosgrave affirme qu’elle aura lieu « en personne ».

Mais, comme ils reviennent à des événements en personne, il dit qu’ils continueront à utiliser ce logiciel « pour faciliter le réseautage dans nos applications avant l’événement, aidant les participants à organiser des réunions et des connexions avant d’atterrir à Toronto ».

Au Royaume-Uni, Heather Lishman, directrice d’association de l’Association of British Professional Conference Organisers (Abpco), affirme que la COVID a « fondamentalement changé » la façon dont les événements étaient organisés.

Les membres d’Abpco travaillent pour des associations et des organismes de bienfaisance sans but lucratif, y compris Macmillan Cancer Support et le Collège royal des médecins.

Mme Lishman déclare : « L’arène virtuelle a bien fonctionné pour assurer la poursuite de l’éducation, la recherche est partagée et, dans de nombreux cas, a attiré une plus grande portée de délégués qui ne pouvaient habituellement pas assister en personne, augmentant ainsi le revenu et le partage des connaissances. »

Cependant, elle ajoute : « Certains éléments manquent aux délégués, en particulier le réseautage et le hasard de conversations plus approfondies avec d’autres participants.

« Il a également été plus difficile pour les commanditaires et les exposants de réaliser l’engagement qu’ils auraient normalement connu. »

Le Food and Drink Expo et ses conférences sœurs, dont le Farm Shop and Deli et le National Convenience Show, avaient prévu de revenir au NEC de Birmingham ce mois-ci, accueillant de nouveau plus de 30 000 détaillants et acheteurs de produits alimentaires.

Andrew Reed, directeur général des expositions chez William Reed, le cabinet responsable des événements, dit qu’ils ont examiné les données gouvernementales sur les cas de COVID-19 et sur la progression du déploiement du vaccin au Royaume-Uni, avant d’aller de l’avant.

Les modifications prévues comprenaient des postes de nettoyage dans la salle d’exposition et des allées plus larges pour permettre une plus grande distanciation physique.

Mais au début de juin, il a reporté les spectacles jusqu’en 2022 après que le conseil municipal de Birmingham a conseillé qu’il devrait y avoir « un minimum de déplacements à destination et en provenance de Birmingham ».

« En conséquence, les exposants n’auraient nulle part où rester, rendant ainsi impossible la gestion du salon », déclare M. Reed.

Il décrit la déception des exposants comme « palpable ».

Et il ajoute : « Nous sommes très déçus d’avoir organisé Low2No Beverage Show les 9 et 10 juin à Londres, en respectant toutes les restrictions mises en place par le gouvernement. »

Pendant la pandémie, William Reed a tenu plus de 100 conférences et prix en ligne plutôt que de les accueillir en personne. Il prévoit d’organiser des événements hybrides à l’avenir, même si l’élément en ligne n’aura pas nécessairement lieu en même temps que l’événement en direct.

Selon M. Reed, la « reprise » en ligne a été plus importante en raison de la pandémie, et elle a l’avantage d’atteindre plus de personnes et d’avoir un impact environnemental « considérablement réduit » grâce aux déplacements.

Mais il souligne qu’il peut être difficile de former une relation efficace en ligne « quand vous ne pouvez pas vraiment regarder quelqu’un dans les yeux, et les salons commerciaux sont tous sur le renforcement des relations ».

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